Tous les demandeurs de visa Schengen doivent se présenter en personne afin de procéder à l'enregistrement de leurs données biométriques :
- une photographie, prise au moment de la demande, et
- les dix empreintes digitales, relevées à plat et numérisées.
Cette procédure s'applique aux titulaires de passeports ordinaires, de passeports de service et également de passeports diplomatiques. Le refus de fournir les données en question entraîne le rejet de la demande de visa.
Les données alphanumériques et biométriques de chaque demande de visa seront envoyées au VIS (Le Système d'information sur les visas). Le VIS est une grande banque de données européenne à Strasbourg. Les postes consulaires de tous les Etats membres Schengen pourront consulter cette base de données et vérifier si le demandeur a ou non déjà introduit une demande auprès d’un autre Etat-Membre Schengen, si le demandeur est connu du VIS, éventuellement sous une autre identité (autres données alphanumériques ou biométriques). A la frontière il sera également possible de contrôler, grâce aux empreintes digitales, si la personne qui souhaite franchir la frontière extérieure correspond à celle qui a demandé le visa.
Les données biométriques de chaque demandeur sont sauvegardées 59 mois dans le VIS. Le demandeur pourrait être dispensé de la présentation personnelle pour une nouvelle demande endéans cette période.
Les États Schengen recueillent les identifiants biométriques dans le respect des garanties prévues par la convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe, par la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne et par la convention des Nations unies relative aux droits de l’enfant.
Les demandeurs ci-après sont dispensés de l’obligation de donner leurs empreintes digitales :
- les enfants de moins de douze ans;
- les personnes pour lesquelles il est physiquement impossible de recueillir les empreintes. S’il est possible de recueillir un nombre d’empreintes inférieur à dix, un recueil du nombre maximal d’empreintes est effectué. Toutefois, si l’impossibilité est temporaire, le demandeur est tenu de donner ses empreintes digitales lors de la demande suivante;
- les chefs d’État ou de gouvernement et les membres des gouvernements nationaux, ainsi que leurs conjoints qui les accompagnent, lorsqu’ils sont invités par des gouvernements des États Schengen ou par des organisations internationales pour un motif officiel;
- les souverains et les autres membres éminents d’une famille royale, lorsqu’ils sont invités par des gouvernements des États Schengen ou par des organisations internationales pour un motif officiel.